Cadrul legal actualizat prin Legea 239/2025 privind mijloacele moderne de plată

Modificările recente aduse prin Legea 239/2025 asupra OUG nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată aduc în prim-plan obligația operatorilor economici de a diversifica metodele prin care încasează contravaloarea bunurilor sau serviciilor prestate. Această schimbare vizează uniformizarea accesului la modalități de plată fără numerar, într-un efort de digitalizare a economiei. Este esențial să facem o distincție clară: legea nu impune automat și exclusiv instalarea unui terminal POS fizic, ci obligă operatorii economici să accepte "mijloace moderne de plată". Acestea pot include carduri bancare, transferuri bancare instant, aplicații de plată sau sisteme de plată online, oferind antreprenorilor flexibilitate în alegerea soluției tehnice potrivite pentru modelul lor de business.

Această obligație devine un punct esențial în gestionarea administrativă. Legea 239/2025 stabilește reguli clare pentru operatorii economici care încasează numerar, aplicabile atât persoanelor juridice (SRL), cât și formelor de exercitare a activităților economice de către persoanele fizice (PFA, întreprinderi individuale și familiale).

Cine este obligat să accepte plăți electronice: PFA vs SRL

Deseori, antreprenorii se întreabă dacă există un tratament diferențiat între un PFA și un SRL în ceea ce privește echipamentele de plată. Conform cadrului legal, obligația vizează entitățile economice în mod unitar. Nu forma de organizare dictează aplicabilitatea regulii, ci natura operațiunilor comerciale.

Dacă deții un magazin fizic, un cabinet de consultanță sau orice formă de business care implică încasări de la clienți, ești vizat de această măsură. În practică, pentru mulți antreprenori care utilizează platforme de facturare și contabilitate, digitalizarea fluxurilor de încasare este deja o realitate. Integrarea plăților moderne nu reprezintă doar o obligație legală, ci și un mecanism de simplificare a reconcilierii bancare, un proces pe care îl poți monitoriza eficient pentru a asigura o evidență clară a veniturilor. Important este să înțelegi că "mijloace moderne de plată" este un termen umbrelă; dacă accepți plata facturilor prin ordin de plată sau prin linkuri de plată online (inclusiv pe PFA/SRL fără magazin fizic), ești deja în conformitate cu legea.

Excepții de la regulă: Plățile prin cont bancar și limitările tehnice

Nu orice operator economic este obligat să instaleze un terminal POS fizic, însă toți cei vizați trebuie să accepte cel puțin un instrument de plată fără numerar (precum carduri, transferuri bancare sau aplicații de plată), conform definiției mijloacelor moderne de plată., cu excepția situațiilor punctuale prevăzute de lege:

  1. Plăți exclusiv prin cont bancar: Dacă operațiunile tale de încasări și plăți sunt realizate exclusiv prin virament bancar (transfer între conturi), ești exceptat de la obligația de a avea un terminal POS fizic. Atenție: această exceptare se aplică exclusiv entităților care realizează totalitatea încasărilor și plăților prin conturi deschise la instituții de credit (fără utilizarea numerarului), viramentul bancar fiind în acest caz modalitatea unică de tranzacționare, situație distinctă de utilizarea mijloacelor moderne de plată în contextul încasărilor de numerar.
  2. Zone nedeservite: Entitățile care au punctele de încasare amplasate în zone unde rețelele de comunicații electronice lipsesc sau sunt indisponibile sunt de asemenea scutite de instalarea oricărui echipament care necesită conectivitate permanentă.

Exemplu lucrat: Alegerea metodei de plată

Dacă administrezi un PFA de comerț cu amănuntul într-un spațiu comercial, clienții tăi se așteaptă să poată plăti cu cardul. În acest caz, instalarea unui terminal POS este cea mai practică soluție pentru a respecta legea. Dacă însă ești un prestator de servicii IT (PFA/SRL) care emite facturi către companii, simpla acceptare a plății prin transfer bancar (menționarea IBAN-ului pe factură) reprezintă acceptarea unei metode moderne de plată. Nu ești obligat să achiziționezi un POS dacă activitatea ta nu implică încasări directe de la persoane fizice la un punct de lucru fix.

Procedura de implementare și responsabilități

Dacă te decizi sau ești nevoit să instalezi un terminal POS, instituțiile acceptante (băncile sau furnizorii de servicii de plată) au obligația de a asigura infrastructura necesară pentru acceptarea cardurilor, în baza unei relații contractuale cu operatorul economic. Termenul pentru instalarea terminalului este de 30 de zile de la data solicitării transmise furnizorului de servicii de plată, acesta fiind cadrul general prevăzut de legislație pentru a asigura disponibilitatea infrastructurii de plată pentru clienți. Este recomandat să păstrezi dovada solicitării trimise, în eventualitatea unor verificări. Dacă utilizezi un sistem de gestiune, asigură-te că încasările primite prin orice metodă electronică sunt înregistrate corect în jurnalul de bancă sau casă. Monitorizarea obligațiilor tale fiscale, incluzând termenele din calendarul fiscal 2026, te ajută să rămâi la curent cu raportarea veniturilor către ANAF, indiferent dacă încasările vin prin transfer bancar sau prin terminale moderne de plată.

Checklist de conformitate:

  1. Verifică dacă fluxul tău actual de încasări (transfer bancar, procesator plăți online, POS) acoperă obligația legală de a accepta plăți electronice.
  2. Ai activat opțiunea de plată cu cardul pe site sau pe facturile emise prin integrarea unui procesator de plăți?
  3. Verifică dacă plafonul de încasări cash/card este depășit sau dacă specificul activității impune instalarea unui POS fizic la punctele de lucru.
  4. Asigură-te că metodele de plată acceptate sunt vizibile clienților (afisaj la casă sau mențiune pe factură).
  5. Dacă activezi într-o zonă fără internet, păstrează documentele care atestă limitările tehnice pentru a justifica absența echipamentelor conectate.

Notă: Acest articol are un rol informativ și se bazează pe prevederile Legii 239/2025. Având în vedere că situația fiscală a fiecărui PFA sau SRL poate varia, consultarea unui specialist este recomandată înainte de a lua decizii privind implementarea tehnologiilor de plată.