Sistemul de TVA la încasare și regula celor 90 de zile

TVA la încasare este un sistem opțional prin care exigibilitatea taxei intervine la încasarea contravalorii facturii, nu la emiterea acesteia. Totuși, Codul Fiscal impune o limită critică: dacă factura rămâne neîncasată, TVA devine obligatoriu exigibilă la împlinirea a 90 de zile de la data emiterii. Această regulă obligă contribuabilii să monitorizeze soldurile clienților pentru a evita virarea taxei către ANAF din resurse proprii, în absența încasărilor efective.

Există însă o limită temporală prevăzută de lege: dacă factura nu este încasată, TVA devine exigibilă cel târziu la împlinirea termenului de 90 de zile de la data emiterii facturii. Această regulă este menită să limiteze perioada în care bugetul de stat este privat de colectarea taxei. Practic, dacă ai emis o factură în luna ianuarie și nu ai încasat-o până în luna aprilie, la expirarea celor 90 de zile ești obligat să colectezi și să virezi TVA-ul către ANAF, chiar dacă banii de la client nu au intrat încă în contul tău bancar. Această obligație de exigibilitate TVA 90 zile transformă o facilitate de cashflow într-o presiune financiară dacă nu urmărești cu atenție termenele scadente.

Importanța monitorizării soldurilor pentru evitarea plății anticipate a TVA

Monitorizarea atentă a soldurilor clienților nu este doar un exercițiu de disciplină financiară, ci o necesitate fiscală directă pentru a evita situațiile în care trebuie să finanțezi TVA-ul din resurse proprii. Majoritatea problemelor apar atunci când factura trece de pragul de 90 de zile fără ca echipa de vânzări sau antreprenorul să intervină.

Dacă nu monitorizezi aceste solduri, riscul este de a declara TVA de plată în decontul de taxă (D300) pentru o sumă pe care nu ai încasat-o efectiv. În ebil.ro, poți vizualiza situația facturilor neîncasate direct prin intermediul jurnalului de casă și bancă. Deoarece platforma leagă automat facturile emise de intrările din conturile bancare, poți identifica rapid care dintre facturile emise în urmă cu mai mult de 90 de zile nu au primit încă o confirmare de plată, permițându-ți să transmiți notificări de plată clienților înainte de expirarea termenului limită.

Exemplu: Calculul riscului de exigibilitate

Ipoteze: Ești o microîntreprindere neplătitoare de TVA la încasare, dar care a optat pentru acest sistem. Emiteți o factură de 10.000 lei + 19% TVA (1.900 lei) pe data de 1 februarie 2026. Curs BNR 1 EUR = 5,3495 lei. Factura nu este încasată în termenul prevăzut.

Calcul pas cu pas:

  • Data emiterii: 01.02.2026.
  • Termen critic (90 zile): 02.05.2026.
  • Dacă la 02.05.2026 factura este neîncasată, devine exigibilă suma de 1.900 lei (TVA).
  • Dacă factura este încasată la 15.05.2026, ești obligat să declari și să plătești TVA-ul în decontul aferent lunii mai (sau trimestrului II, după caz), deoarece limita de 90 de zile a fost depășită.

Rezultat final: Deși ai încasat clientul abia în mai, TVA-ul trebuia raportat ca fiind exigibil la expirarea celor 90 de zile.

Cum să folosești ebil.ro pentru a urmări facturile neîncasate

Eficiența în monitorizarea TVA la încasare vine din integrarea facturării cu ebil.ro. Deoarece aplicația procesează importul de extrase bancare (PDF/CSV), poți face reconcilierea extras-factură în timp real. Această funcționalitate asigură că orice încasare este asociată cu factura corespondentă. Când o factură este încasată parțial, soldul rămas este vizibil imediat, ceea ce facilitează raportarea corectă.

Platforma nu generează alerte automate tip „push” pentru expirarea celor 90 de zile, însă prin menținerea unui jurnal de casă și bancă actualizat, poți rula oricând un raport de solduri pentru a vedea facturile cu vechime ridicată. Această metodă te ajută să monitorizezi corect scadențele facturilor pentru TVA la încasare, asigurându-te că declari corect exigibilitatea taxei în decontul de TVA, separat de obligația de raportare a facturilor în sistemul național e-Factura.

Diferența dintre avansuri și facturi finale în monitorizarea TVA

O confuzie frecventă este tratamentul fiscal al avansurilor. Este important să reții că factura proformă, deși utilă în relația comercială, nu este un document fiscal. Totuși, încasarea unui avans pentru o operațiune taxabilă declanșează imediat exigibilitatea TVA aferentă acelui avans, indiferent dacă factura fiscală a fost emisă sau nu. Astfel, regula celor 90 de zile se aplică facturilor finale, dar încasarea avansului „închide” obligația de TVA pentru acea parte a tranzacției imediat.

În ebil.ro, poți înregistra încasările de avansuri și asocia aceste sume cu facturile proforme emise, transformându-le ulterior în facturi fiscale. Această procedură clarifică faptul că TVA-ul a fost colectat și virat conform legislației, eliminând ambiguitățile în cazul unui control fiscal.

Acest articol are scop informativ. Pentru aplicarea prevederilor art. 323 din Codul Fiscal în situația ta specifică, consultă un contabil sau un consilier fiscal.

Baza legală: Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), Titlul VII privind taxa pe valoarea adăugată, în special dispozițiile referitoare la sistemul TVA la încasare și exigibilitatea taxei.